Etiske rammer i Gjensidige (Code of Conduct)

I Gjensidige er vi helt afhængig af tillid fra vores omgivelser for at kunne udføre vores samfundsopgaver, som er at sikre helbred og værdier. Her er etik helt essentielt. 

Grundlaget for etik i vores selskab

Koncernchefen har ordet
Vores etiske regler (Code of Conduct) er en vigtig rettesnor for, hvordan vi arbejder med vores holdninger og beskriver, hvad der forventes af vores ansatte eller andre, som repræsenterer Gjensidige. For mig er det derfor vigtigt, at alle sætter sig ind i vores Code of Conduct og optræder i henhold til disse i det daglige.

Som et stort, børsnoteret selskab møder vi stadig flere krav fra kunder, myndigheder, investorer, analysebureauer og frivillige organisationer. De er optaget af, hvordan vi optræder som leverandør af forsikringstjenester, som kapital forvalter og indkøber - og hvilke holdninger vi formidler. Vi skal i stadig stigende grad dokumentere og synliggøre dette for eksterne interessenter, så disse kan vurdere os på grundlag af offentlig tilgængelig information.

Vores kerneværdier
Kerneværdierne skal bidrage til at forme en fælles identitet og er bærende for virksomhedskulturen i Gjensidige. De skal styre os i den rigtige retning, hvad enten vi løser store eller små opgaver, og ved både større og mindre beslutninger. 

Disse tre kerneværdier skal give os energi til at levere gode kundeoplevelser:

  • Skab tryghed
    Tryghed skabes gennem at give rum til at fejle, vise tillid, åbenhed, og at vi lytter, ser og støtter hinanden. Tryghed giver rum til at udfordre og bringer os videre. I trygge rammer mobiliserer vi mod.
     
  • Tænk nyt
    Nytænkning starter med nysgerrighed og vilje til at gøre os bedre - i stort og småt. Del egne tanker og ideer og tag aktivt del i andres. Nye tanker giver læring, skaber dynamik, udfordrer os og fører os videre.
     
  • Sats
    At satse handler om at turde. Vis handlekraft og gennemfør med stil. Vi skal satse, for sådan møder vi fremtiden offensivt. 

Etiske rammer (Code of Conduct)
Gjensidige skal sikre liv, helbred og værdier. Vores virksomhed er helt afhængig af høj tillid, både fra kunder, myndigheder, aktieejere og resten af samfundet. Derfor skal alt vi gør tåle dagens lys.

Det betyder, at alle, der repræsenterer Gjensidige, skal handle omhyggeligt, ærligt, objektivt og i overensstemmelse med vores etiske regler. Det er den enkeltes ansvar at sætte sig ind i disse og andre retningslinjer. Hvis en person bryder reglerne, har det konsekvenser for koncernen – men også for personen.

Grundlæggende køreregler for Gjensidige

Åben og ærlig kommunikation
Det er vigtigt med en åben og ærlig kommunikation, både internt og eksternt. Dette skal naturligvis afvejes i forhold til nødvendig fortrolighed og tavshedspligt. Åben og ærlig kommunikation er en forudsætning for at kunne træffe rigtige beslutninger, og for at alle forhold i en sag kan blive godt oplyst. Det er også vigtigt, at du reagerer, hvis du oplever kritiske forhold.

Når det gælder ekstern kommunikation, i form af udtalelser på vegne af selskabet, skal dette ske gennem udvalgte talspersoner. det forventes også, at du er varsom med, hvordan du udtrykker dig på sociale medier i de sammenhæng, hvor du kan opfattes som en repræsentant for Gjensidige.

Etiske regler
Gjensidige skal kendetegnes af høj etisk standard. En god forretningskultur og et positivt omdømme er en forudsætning for vores virksomhed. Du er selv ansvarlig for at holde dig orienteret om, hvilke retningslinjer og lovregler der gælder indenfor dit område. De etiske regler fortæller dig også om, hvordan du skal handle for at følge Gjensidiges værdinormer. Er du i tvivl, skal du kontakte din nærmeste overordnede.

Du kan se Gjensidiges etiske regler her

Diskriminering og mobning
I Gjensidige har vi et fælles ansvar for at bidrage til en god holdånd og et godt arbejdsmiljø. Den enkelte forventes at optræde med respekt, omtanke og almindelig høflighed overfor kolleger såvel som konkurrenter, kunder og andre. Ved at være inkluderende og engagerede gør vi hinanden gode. Gjensidige har nultolerance for diskriminering og mobning. Dette inkluderer uønsket seksuel opmærksomhed. Den som føler sig diskrimineret eller mobbet skal altid tages alvorligt.

Diskrimination betyder forskelsbehandling baseret på køn, alder, etnicitet, kulturel baggrund, religion, socialt tilhørsforhold, handicap, seksuel orientering, civilstand eller politisk overbevisning. Mobning betyder, at nogen over tid bliver udsat for negative handlinger fra en eller flere personer.

Sådan bidrager du til at modarbejde diskriminering og mobning:

  • Du skal behandle alle mennesker med respekt og åbenhed
  • Tænk altid på at belønninger og anerkendelse bør gives baseret på, hvad en person gør, og ikke hvem han eller hun er

Personværn og tavshedserklæring
Personværn handler om retten til privatliv og til at bestemme over sine egne personlige oplysninger.
Både kunder og medarbejdere i Gjensidige skal have tillid til, at oplysninger håndteres i overensstemmelse med gældende love og regler, at relevant information er tilgængelig, og at den er af høj kvalitet.

Alle personoplysninger skal derfor behandles lovligt og retfærdigt og på en måde, der letter adgangen fra den person, som dataene gælder for.
Personoplysninger skal kun indsamles til specifikke, eksplicit angivne og begrundede formål og må ikke viderebehandles på en måde, der ikke er forenelig med disse formål.

Du er selv ansvarlig for at sætte dig ind i de gældende retningslinjer for dit arbejdsområde, og handle i overensstemmelse med dette.

Læs mere om Gjensidiges persondatapolitik.

Samfundsansvar og bæredygtighed
Gjensidige har taget samfundsansvar og skabt tryghed i Norge i over 200 år - og det forventes, at koncernen gør endnu mere fremover.

Samfundsansvar er integreret i vores overordnede strategi og anerkendes i koncernen som en central faktor for den langsigtede, bæredygtige værdiskabning. For at føre den overordnede strategi ud i livet, har vi sat mål, som skal præge de valg, vi tager fremover. Gjensidiges bæredygtighedsmål understøtter også FNs mål (SDGer), og de danner grundlaget for statusrapporteringen af vores arbejde med klima og miljø, sociale forhold og styring og kontrol.

Helbred, Miljø og Sikkerhed (HMS)
Gjensidige er optaget af at udvikle og vedligeholde et godt, internt arbejdsmiljø. I den sammenhæng er det vigtigt, at vores medarbejdere tager et aktivt ansvar for at sikre et godt arbejdsmiljø. For at vi skal lykkes med vores HMS-arbejde, er vi afhængige af, at hver enkelt kender sine pligter og forholder sig til de retningslinjer, der gælder for arbejdet.

Sådan skal du optræde ifølge vores HMS-regler:

  • Du kender love, forskrifter og arbejdsbeskrivelser, som gælder for dit arbejde
  • Du medvirker til at sikre et godt og sikkert arbejdsmiljø 
  • Du siger til, når du har behov for kompetenceudvikling og oplæring
  • Du bruger nødvendigt sikkerhedsudstyr eller andre hjælpemidler ved behov eller pålæg om dette
  • Du underretter arbejdsgiver eller værneombud, hvis du oplever mobning eller diskriminering
  • Du bidrager til udarbejdning og gennemførsel af opfølgningsplaner, hvis du helt eller delvis er fraværende på grund af ulykke, sygdom eller lignende
  • Du rapporterer til nærmeste overordnede om overtrædelser af love/regulativer, fejl eller mangler (afvigelser) 

Varsling
Med varsling menes at fortælle om kritiske forhold til nogen, som kan gøre noget ved det. Kritiske forhold kan f.eks. være brud på lovregler og interne regler og retningslinjer.

For at kritiske forhold kan rettes op, er varsling essentielt - både for koncernen og samfundet i øvrigt. Ansatte, som er villige til at varsle, er derfor en vigtig ressource for koncernen. 

Der er flere måder at varsle på. Som udgangspunkt kan ansatte altid varsle skriftligt eller mundtligt til en overordnet, HR-partner, koncerndirektør for HR, tillidsrepræsentant, værneombud eller Arbejdsmiljøudvalgets leder. Herudover kan du varsle gennem Gjensidiges varslingskanal, hvor det også er muligt at være anonym.

Sådan bliver du en god varslet:

  • Du gør dig bekendt med vores varslingsordning
  • Du indrapporterer forhold, der ikke er acceptable, og varsler om kritiske forhold på arbejdspladsen
  • Tænk på at du har en særlig pligt til at varsle om kriminelle forhold, eller forhold hvor liv og helbred kan være i fare

Læs mere om Gjensidiges varslingskanal her.

God forretningsmæssig adfærd

Kundebehandling
I Gjensidige skal vi kende kunden bedst og involvere os mest.

Alle, der handler på vegne af Gjensidige, har et ansvar, når det kommer til at give vores kunder en god oplevelse - Gjensidigeoplevelsen. Alt, hvad vi gør, skal være præget af høj integritet, og at vi tager os godt af kunderne. Vi skal behandle alle kunder med respekt og i overensstemmelse med god forretningsskik og branchestandarder.

Sådan skaber vi Gjensidigeoplevelsen:

  • Vi holder det, vi lover
  • Vi leverer altid kvalitet
  • Vi gør det vanskelige enkelt
  • Vi sikrer os, at kunden er tilfreds

Åbenhed og ærlighed
Åbenhed er en forudsætning for motivation, tillid og tryghed. Derfor skal åbenhed præge vores virksomhedskultur.

Alle skal kunne føle sig trygge ved at tage både små og store problemer op med deres leder eller andre i koncernen. Alt, hvad vi gør, skal tåle dagens lys. Det er vigtigt, at vi kan redegøre for, hvad vi har gjort, hvordan vi har vurderet, og hvilke beslutninger vi har truffet.

Sådan bidrager du til åbenhed:

  • Du skal kunne dokumentere, det du gør efter de regler, der gælder for dit arbejde
  • Alt, hvad du gør, tåler dagens lys og bevarer tilliden til Gjensidige

Compliance 
Alle ansatte og andre, der handler på vegne af Gjensidige, skal overholde love, regler og aftaler i alle dele af vores virksomhed. Det gælder både eksterne krav og interne forskrifter såsom aftaler, politikker, standarder, instruktioner, processer og rutiner/procedurer. I de tilfælde, hvor der er afvigelser, skal dette håndteres i overensstemmelse med koncernens rutiner for hændelses- og afvigelseshåndtering.

Hvor der er overlappende regler, gælder de mest restriktive regler, medmindre andet er klart defineret.

Sådan handler du i tråd med reglerne:

  • Du er bekendt med, og følger, de regler og rutiner, der gælder for dit arbejde
  • Du rådfører dig med en fagspecialist eller leder, hvis du er i tvivl
  • Du er bekendt med, og følger, fastsatte rutiner for at rapportere brud på interne eller eksterne regler

Hvidvaskning og korruption
Hvidvaskning er et samfundsproblem, som både national og international lovgivning kræver, at vi arbejder aktivt for at modvirke.

Gjensidige skal aktivt modarbejde hvidvaskning af penge, finansiering af terror og korruption. Vi skal gøre, hvad vi kan for at beskytte Gjensidige mod at blive udnyttet af kriminelle, og den fare dette medfører for tab af omdømme, tillid eller penge.

Sådan bidrager du i arbejdet mod hvidvaskning:

  • Du er bekendt med, og følger, fastsatte regler og rutiner for antihvidvaskning, terrorfinansiering og antikorruption
  • Du kan identificere mistanke om hvidvaskning, terrorfinansiering og korruption
  • Du rapporterer enhver mistanke om hvidvaskning, terrorfinansiering og korruption i henhold til koncernens rutiner

Se antikorruptionsfolder og varslingskanalen.

Gaveregistrering
Før du giver/modtager en gave/aktivitet skal du være bevidst om gavens/aktivitetens værdi, om den/de er passende, og hvor hyppig den/de forekommer. Vurder om gaven/aktiviteten medfører forpligtelser eller påvirker vurderinger og beslutninger. Husk, at alt det, vi gør, skal tåle dagens lys.

Ansatte eller nære pårørende kan ikke give/modtage gaver eller andre fordele (private rabatter/bonusser mv.), der er mere værd end 500 kr. Relationsaktiviteter skal være i overensstemmelse med vores retningslinjer. Gjensidige ønsker gennemsigtighed, og alle modtagne gaver og relationsaktiviteter, som ikke er i regi af arbejdsgiver, skal registreres i koncernens gaveregister med anslået værdi.

Dette skal du gøre, når du modtager en gave/aktivitet:

  • Du skal vurdere om etiske regler og øvrige regler tillader, at du modtager gaven/aktiviteten
  • Du kan ikke tage imod gaver til en værdi over 500 kr. fra eksterne givere
  • Modtager du gaver/aktiviteter fra eksterne til en værdi under 500 kr., skal dette registreres i gaveregistret

Den enkelte har ansvar for at beskytte Gjensidige

Beskyttelse af vores værdier, information og mærkevare
Alle, som handler på vegne af Gjensidige, har tavshedspligt om kunders, ansattes og andre forretningsmæssige eller private forhold, som man får kendskab til i forbindelse med udførslen af arbejde for koncernen. Tavshedspligten gælder også efter fratrædelse i Gjensidige.

Vi skal også forhindre, at intern kommunikation distribueres ud af selskabet.

Sådan tager du ansvar for at beskytte værdier, information og mærkevare:

  • Du er bekendt med, og følger, regler og rutiner for informationssikkerhed, som gælder for dit arbejde.
  • Du rapporterer straks brud på informationssikkerheden
  • Du hverken distribuerer, eller medbringer, information udenfor Gjensidige uden tjenesteligt behov

Interessekonflikt (habilitet)
Du må ikke tage del i - eller forsøge at påvirke behandlingen af - en sag, når der foreligger forhold, som kan svække tilliden til, om du er uafhængig/habil. Har du direkte eller indirekte økonomisk eller andre personlige interesser i en sag, skal du afstå fra at involvere dig i sagsbehandlingen. Hvis en overordnet er inhabil i en sag, kan sagen som hovedregel heller ikke afgøres af en direkte underordnet.

Sådan undgår du interessekonflikter: 

Du er åben om personlige og nære relationer til andre ansatte i Gjensidige

Du tager aktuelle problemstillinger op med nærmeste leder/fagmiljø

Du siger fra, hvis du kommer i en situation, hvor en interessekonflikt kan opstå

Insider information
Som børsnoteret skal Gjensidige efterleve værdipapirhandelslovens bestemmelser om håndtering af insider information. Som ansat eller repræsentant for Gjensidige kan du få adgang til information, som kan betegnes som insider information, og som kan påvirke kursen på Gjensidige-aktien eller andet finansielt instrument.

Ingen af os må bruge, eller bidrage til at andre bruger, insider information om koncernen eller andre selskaber, som grundlag for handel med værdipapirer.

Sådan forholder du dig til insider information:

Som ansat forventes det, at du handler i overensstemmelse med gældende retningslinjer vedrørende insider information, så information ikke kan misbruges. Det forventes også, at du optræder forsigtigt ved handel med finansielle instrumenter.

Rusmidler 
Ved udskænkning af alkohol ved diverse arrangementer efter arbejdstid i Gjensidige er det en forudsætning, at alkoholindtagelsen sker med måde, så der ikke skabes misbrug og man ikke bringer sin sundhed og sociale relationer i fare.

Alle arrangementer for ansatte i virksomhedens regi skal tilrettelægges således, at det ikke tilskynder til et uforholdsmæssigt stort alkoholindtag. Endvidere skal alkoholfrie drikkevarer være lige så tilgængelige som alkoholholdige drikkevarer.

Ledere har et særligt ansvar for at efterleve disse regler og skal sætte normer gennem egen adfærd, også i forbindelse med alkohol. Dette gælder i forbindelse med interne såvel som eksterne arrangementer. Den enkelte leder skal være loyal over for Gjensidiges regler, og han/hun har ansvaret for at udvikle en god virksomhedskultur og et godt arbejdsmiljø inden for sit område.

Hver enkelt ansatte har ansvaret for, at alkoholindtaget står i forhold til det rigtige, set i forhold til virksomhedens retningslinjer og det enkelte arrangement. Beruselse, der kan føre til fare for eget og/eller andres liv og helbred, give adfærd, der virker stødende eller er socialt uacceptabel, vil under ingen omstændigheder blive accepteret.