Etiske regler

Gjensidige koncernens etiske regler blev vedtaget af Styret (bestyrelsen) den 19. september 2013, og er senest revideret i februar 2022.

 

1. Gjensidiges værdigrundlag

Gjensidiges samfundsansvar er at sikre liv, helbred og værdier og at løse dette på en måde, der varetager hensynet til koncernens interessenter.

En god forretningskultur, bæredygtige valg og et positivt omdømme er grundlæggende forudsætninger for Gjensidiges virksomhed. Vi er afhængige af, at vores kunder og aktieejere, myndigheder og samfundet har tillid til os. For at opnå det, skal alt det vi gør være præget af professionalisme, dygtighed og høj etisk standard. Det gælder både koncernens forretningsdrift og de ansattes handlemåde. Alle skal handle med omhu, ærlighed og objektivitet og handle på en måde, der ikke svækker tilliden til koncernen. Ledere har et særligt ansvar og skal fremstå som gode forbilleder. 

Alle aktiviteter i Gjensidige skal kunne tåle dagens lys. Koncernen forventer derfor, at ansatte optræder i tråd med koncernens etiske regler. Ansatte, som er i tvivl om, hvad dette indebærer, skal kontakte nærmeste leder.

2. Målgruppe

De etiske regler gælder for alle ansatte i Gjensidige, alle med tillidsposter samt konsulenter, når de optræder på koncernens vegne (ref. punkt 6.8 i habilitetsreglerne).

3. Forholdet til andre bestemmelser

De etiske regler handler om krav til etisk adfærd, men kan ikke dække alle forhold for korrekt adfærd. Koncernen har flere retningslinjer og bestemmelser, der supplerer de etiske regler. Det er derfor vigtigt at anvende skøn, når selskabet vurderer, hvad der er den etiske korrekte handlemåde i den enkelte situation.

Derudover skal ansatte loyalt følger de love, forskrifter, cirkulærer, relevante brancheetiske regler og interne regler, der gælder for koncernens virksomhed. Ledere skal sørge for, at ansatte får mulighed for at gøre sig bekendt med de bestemmelser, der gælder for den enkeltes arbejdsopgaver. Det er imidlertid den ansatte selv, der er ansvarlig for at følge bestemmelserne.

4. Åbenhed

Virksomhedskulturen i Gjensidige skal være præget af åbenhed, som er en forudsætning for motivation, tillid og tryghed. Det er en målsætning, at alle ansatte skal føle sig trygge ved at tage både små og store emner op med deres leder eller andre i koncernen.

De etiske regler kan ikke altid afgøre, hvad der er rigtigt eller forkert i alle situationer. Er man usikker på noget, er det vigtigt at tage den aktuelle situation eller handling op med sin leder eller HR. Det er også muligt at bruge etik-mailboksen. Alle henvendelser bliver behandlet fortroligt.

5. God forretningspraksis

5.1. Menneskerettigheder

Koncernen skal støtte og respektere de grundlæggende menneskerettigheder, blandt andet FNs Menneskerettighedskonventioner og Den Internationale Arbejdsorganisations (ILO) regler. Koncernens finansielle investeringer skal følge anerkendte principper for etiske investeringer, der respekterer menneskerettighederne.

5.2. Miljø og indkøb

Gjensidige skal arbejde for at reducere virksomhedens miljøbelastning på samfundet og sørge for, at de ansatte kan gøre det samme.

Koncernen er en stor aftager af varer og tjenester. Vi skal derfor aktivt arbejde for, at producenter og leverandører udøver deres forretningsvirksomhed i overensstemmelse med internationalt anerkendte principper og retningslinjer vedrørende menneske- og arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Produkter, der leveres til Gjensidige, skal opfylde vores miljøkrav.

5.3. Sund konkurrence og salg

Koncernen skal altid optræde i overensstemmelse med gældende konkurrence- og markedsføringslovgivning. Vi skal vise agtpågivenhed i forbindelse med arbejde, som udføres i regi af brancheforeninger, og hvor konkurrenter er involveret. Dette arbejde skal altid gennemføres inden for de mandater og/eller retningslinjer, der er udarbejdet.

Koncernen må ikke lægge op til nogen form for salg eller markedsføring, der kan opfattes som stødende eller er i strid med almindelige samfundsnormer. Vi skal altid give råd i overensstemmelse med god forretningsskik, som tager udgangspunkt i kundernes behov, økonomiske situation og risikovillighed, og rådene skal tjene kundernes interesser. Vi skal kende kunden bedst og involvere os mest.

5.4. Skat og offentlige bestemmelser

Gjensidige skal følge den gældende skattelovgivning i de lande, koncernen opererer i. I forbindelse med transaktioner og dispositioner, hvor loven efter Gjensidiges opfattelse ikke giver tilstrækkelig klarhed, skal vi informere skattemyndighederne. Koncernen må ikke understøtte eller bidrage til, at andre kan unddrage sig skatter og afgifter.

Alle ansatte skal sætte sig ind i de regler, love og bestemmelser, der gælder for deres eget ansvarsområde og sørge for, at disse følges. Ansatte må ikke anbefale eller tage initiativ til brud på eller omgåelse af gældende love og regler.

5.5. Korruption

Korruption er at misbruge sin stilling for at opnå personlige eller forretningsmæssige fordele for sig selv eller andre. Koncernen skal, gennem sit anti-korruptionsprogram, arbejde aktivt for at forhindre, at korruption sker.

Ingen må selv - eller på vegne af andre - opnå fordele via samarbejdet med koncernens forbindelser, hvis fordelen udspringer af ansættelsesforholdet. Tilsvarende må ingen give sådanne fordele til forretningsforbindelser. Fordelene kan være gaver, rabatter, rejser og bonusser ved private indkøb, optagelse af lån eller lignende. Dette gælder ikke bagatelmæssige gaver (ref. punkt 6.6). En undtagelse fra denne regel er fordele, som koncernen har opnået for alle ansatte, i enten hele eller dele af et land, som vi har virksomhed i.

Ansatte må ikke lade beslutninger eller handlinger blive påvirket af utilbørligt pres eller tilbud om økonomiske fordele fra parter med egeninteresser. De må heller ikke anbefale eller tage initiativ til brud på eller omgåelse af gældende love og regler om fx korruption og økonomisk kriminalitet.

Ansatte skal gennemføre Gjensidiges e-læringskursus om anti-korruption.

5.6. Hvidvaskning og terrorfinansiering

Hvidvaskning betyder at konvertere økonomisk udbytte fra strafbare handlinger til tilsyneladende lovlig indtægt eller formueforøgelse. Koncernen skal undgå enhver involvering med midler, der stammer fra kriminelle forhold.

Terrorfinansiering betyder at skaffe penge eller andre værdier for at finansiere terrorhandlinger eller planlægning af en terrorhandling.

Har du mistanke om hvidvaskning eller terrorfinansiering, skal du underrette rette vedkommende i Gjensidige.

6. Personlig adfærd

6.1. Diskrimination og mobning

Alle ansatte i Gjensidige har et fælles ansvar for at opbygge en holdånd og et godt arbejdsmiljø. Koncernen forventer, at ansatte optræder med respekt, omtanke og almindelig høflighed over for såvel kolleger som konkurrenter, kunder og andre. Ved at være inkluderende og engagerede kan vi gøre hinanden gode. Diskrimination eller mobning må ikke forekomme. Den, der føler sig diskrimineret eller mobbet, skal tages seriøst.

6.2. Forholdet til ledere og kolleger

Gjensidige ønsker at skabe et mangfoldigt, positivt, udviklende og engagerende arbejdsmiljø. Tillid, respekt, samarbejde og åbenhed over for ledere og kolleger er grundlæggende for at nå dette mål. Alle ansatte har et ansvar for at bidrage til at skabe et godt arbejdsmiljø i Gjensidige.

6.3. Tavshedspligt

Ansatte har tavshedspligt om forretningsmæssige eller private forhold, som de får kendskab til i forbindelse med udførelse af arbejde for koncernen. Dette gælder, medmindre de i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at udlevere oplysningerne eller ifølge disse etiske regler, er forpligtet til eller bliver opfordret til at anmelde et forhold. Tavshedspligten gælder ikke alene udadtil, men også mellem de enkelte selskaber i koncernen. 

Tavshedspligten gælder også overfor kolleger, rådgivere, familie og andre - hvis ikke den, som har krav på tavshed,  udtrykkeligt har givet samtykke til informationsudveksling. CFO, eller den CFO giver myndighed til, kan i konkrete tilfælde vedrørende finansielle forhold give samtykke til informationsudveksling. 

Tavshedspligten gælder også efter, at man har fratrådt sin stilling i Gjensidige.

En ansat må ikke aktivt søge efter oplysninger om andre ansatte, eller kunder via datasystemerne eller på anden måde, når det ikke er nødvendigt for hans/hendes arbejde i Gjensidige.

6.4. Forhold til forretningsforbindelser

Ingen må udføre handlinger, der kan forhindre upartisk optræden i relation til koncernens kunder, leverandører, aktionærer eller andre af koncernens forbindelser. Ansatte skal udvise tilbageholdenhed med private aftaler og udveksling af tjenesteydelser med virksomheder og personer, som de gennem deres arbejde i koncernen har forretningsforbindelser med. De skal også udvise tilbageholdenhed med forretningsmæssige aftaler med personer, de har private relationer til.

Hvis en ansat har private relationer til en forretningsforbindelse, skal han/hun informere den nærmeste overordnede.

6.5. Repræsentation og arrangementer

Ansatte, der i kraft af deres stilling repræsenterer eller kan blive identificeret med koncernen, skal opfører sig på en måde, der giver tillid til koncernen og dens ansatte.

Arrangementer i koncernens regi skal være præget af nøgternhed og have et relevant og tilstrækkeligt fagligt indhold. Skal der serveres alkohol i Gjensidige-regi, skal der også altid serveres alkoholfri drikke. Hvis arrangementet medfører rejser og overnatning for eksterne parter, skal dette dækkes af deltagerne selv (enten direkte eller gennem en deltagerafgift).

Ansatte, som overvejer at deltage på rejser eller i arrangementer i regi af Gjensidiges forbindelser, skal først afklare dette med deres leder. Rejser og ophold i forbindelse med arbejde for Gjensidige, skal som hovedregel dækkes af koncernen. Eventuelle afvigelser fra dette skal afklares med nærmeste leder. Dette gælder også rejser og ophold i forbindelse med seminarer og andre faglige arrangementer, som dækkes direkte eller som en del af deltagerafgift. Alle ansatte skal følge de respektive nationale regler for velfærdsforanstaltninger, seminarer, gaver og honorering af Gjensidiges ansatte samt for kundepleje. HR har et ansvar for, at der foreligger opdaterede regler, som er tilgængelige for de ansatte.

Sponsoraktiviteter skal være i overensstemmelse med Gjensidiges sponsorstrategi.

Gjensidige har forbud mod politiske donationer, og alle udbetalinger, der kan opfattes som støtte til organisationer, skal ske i fuld åbenhed.

6.6. Gaver og fordele

Ansatte og deres nærmeste må ikke modtage/give gaver eller andre fordele, herunder rabatter eller bonus ved private køb fra/til kunder, sponsorer eller leverandører, som kan relatere sig til den ansattes arbejdsforhold i Gjensidige koncernen.

Undtagelserne for denne hovedregel er fordele, som alle koncernens ansatte har glæde af. Det er også tilladt at modtage opmærksomhedsgaver af en begrænset værdi fra eksterne ved specielle lejligheder. Disse gaver skal registreres i gave- og relationsregistret, og de må ikke overstige en værdi pr. giver på 500 kr. i lokal valuta pr. år for det enkelte land. Hvis der er fare for, at ansattes habilitet, eller uafhængighed, kan drages i tvivl, må de ikke tage imod gaven. Eventuel returnering af gaver skal ske på en måde, som virker mindst muligt stødende for giveren.

En ansat må ikke modtage nogen form for gave eller ydelse i tilknytning til eller forud for forhandlinger, eller som modydelse for forretningsmæssige aftaler indgået for Gjensidige.

Når der gives gaver til forretningsforbindelser, gælder der tilsvarende begrænsninger, som nævnt ovenfor. Gjensidiges motiver eller modtagerens integritet må aldrig kunne drages i tvivl.

6.7. Familieforhold

Ansattes nærmeste, som fx søskende, forældre/børn eller ægtefæller/samlevende/partnere må, som hovedregel, ikke arbejde under den samme leder (linjeleder) eller i den samme afdeling. En sådan situation skal afklares på forhånd med HR. Ansatte og deres nærmeste må ikke forhindre, bedømme, godkende, revidere, kontrollere eller på anden måde påvirke hinandens arbejde.

6.8.   Habilitet

Ingen må deltage i, eller påvirke, behandlingen eller afgørelsen af en sag, når der foreligger forhold, som kan svække tilliden til hans/hendes uafhængighed.

Ingen må behandle, afgøre eller påvirke en sag, hvis vedkommende selv, eller en nærtstående, direkte eller indirekte har økonomiske eller andre personlige interesser i sagen. Med nærtstående menes ægtefælle, samlever, partner og børn samt selskaber, foreninger, klubber og lignende, hvor den ansatte, eller nogen af hans/hendes nærmeste, har en væsentlig indflydelse. Også andre personlige relationer kan være af en sådan art, at de vil blive ligestillet med nærtstående (fx naboer, nære venner mv.).

Hvis en overordnet er inhabil i en sag, kan sagen som hovedregel heller ikke afgøres af en direkte underordnet.

Ansatte skal informere nærmeste leder, hvis han/hun bliver opmærksom på, at en habilitetskonflikt kan opstå. Den overordnede skal vurdere, om andre ansatte eller omverdenen vil kunne trække den ansattes habilitet eller etiske redelighed i tvivl. Hvis det er tilfældet, skal han/hun ikke deltage i den videre behandling af sagen.

En ansat må ikke benytte sin stilling til at påvirke ansættelsessager, så der sker en favorisering på grundlag af andre kriterier end dem, der er direkte relevante for den aktuelle stilling.

6.9. Bibeskæftigelse og interesser i andre selskaber og organisationer

Ingen ansatte kan, uden arbejdsgiverens skriftlige samtykke, arbejde, have en bestyrelsespost, drive eller have økonomiske særinteresser i et foretagende, der driver den samme type virksomhed som et af koncernens selskaber, eller som har en forretningsmæssig forbindelse til disse.

Hvis en ansat med en ledende stilling i koncernen ønsker at drive privat virksomhed eller tage et lønnet arbejde i fritiden, skal han/hun afklare dette med arbejdsgiveren på forhånd. Hvis bierhvervet/arbejdet er foreneligt med en fyldestgørende arbejdsindsats og stilling i koncernen, kan vedkommende få tilladelse til dette. Politiske tillidshverv, som er reguleret ved lov, skal lederen informeres om, og det skal tilrettelægges, så det er til mindst mulig ulempe for koncernen.

En ansat skal informere sin nærmeste overordnede, hvis den ansatte, eller en nærtstående, har ejerinteresser i virksomheder, der har et kunde- eller leverandørforhold til Gjensidige. Hvis ejerforholdet kan skabe tvivl om den ansattes loyalitet eller uafhængighed, kan Gjensidige kræve, at ejer- eller kundeforholdet ophører og sætte en frist for afviklingen.

Ansatte i ledende stillinger må ikke, uden særlig skriftlig tilladelse fra den nærmeste leder, deltage som ansvarligt medlem eller være bestyrelsesmedlem i selskaber, der driver erhvervsvirksomhed. Andre ansatte kan påtage sig hverv udenfor Gjensidige. Hvis en ansat er i tvivl om, engagementet går ud over arbejdet i koncernen, eller er i strid med koncernens værdier, skal dette tages op med nærmeste leder. I sager, hvor selskabets ansatte omtaler Gjensidige i offentlige medier, forventer koncernen en korrekt og loyal holdning.

6.10. Insiderviden og værdipapirhandel

Insiderviden er præcise oplysninger, som en investor sandsynligvis vil benytte som grundlag for investeringsbeslutninger, og som er egnet til at påvirke kursen på Gjensidige-aktien i op- eller nedgående retning. Ingen ansatte må bruge eller bidrage til, at andre anvender insiderviden om koncernen eller andre selskaber som grundlag for at handle med værdipapirer. Dette gælder både privat og på vegne af koncernen.

Private investeringer i værdipapirer skal ske inden for en ansvarlig økonomisk ramme, så man undgår at komme i situationer, hvor man kan blive udsat for stærkt økonomisk pres. Gjensidiges interesser skal altid gå forud for ansattes personlige interesser, og der må ikke ske en sammenblanding af interesserne.

Ansatte må ikke på egne, eller nærtståendes, vegne bruge insiderviden om Gjensidiges mulige handel med værdipapirer til at handle eller rådgive om køb eller salg af værdipapirer. Sådanne informationer er fortrolige og udgør en forretningshemmelighed og kan også udgøre insiderviden, der udløser et lovbestemt, strafbart handelsforbud.

Er man i tvivl om, der foreligger insiderviden, eller om reglerne for handel med værdipapirer, skal CFO’en eller IR-direktøren kontaktes, inden en eventuel handel gennemføres.

For medlemmer af bestyrelsen henviser vi til reglerne om inhabilitet og tavshedspligt (ref. den norske finansforetaksloven, §§ 9-5 og 9-6).

6.11. Anvendelse af koncernens udstyr og ejendele

Koncernens IT-udstyr skal primært benyttes til det formål, som udstyret er tiltænkt. Ingen må benytte selskabets data, IT-udstyr, materiel eller andre ejendele til aktiviteter, som er i strid med norsk lov, eller kan opfattes som uetisk og/eller stødende. Ansatte har et selvstændigt ansvar for al den aktivitet, de udøver med deres brugeradgange og deres IT-udstyr. 

6.12. Egen økonomi og økonomiske forhold

Gjensidige forudsætter, at de ansatte har en fornuftig privatøkonomi. Ansatte, som bestrider stillinger, hvor de har fuldmagt til at tegne Gjensidige økonomisk, skal være indstillet på, at koncernen foretager kredittjek. 

Koncernen forventer, at ansatte sørger for, at økonomiske forpligtelser overfor Gjensidige overholdes, dette omfatter også kundeforhold med selskabet.

Hvis en ansat er udsat for et stærkt økonomisk pres, kan det opfattes som en svækkelse af den respekt og uafhængighed, koncernen tilstræber. En ansat, der indser, at han/hun ikke vil kunne opfylde sine økonomiske forpligtelser, skal orientere sin nærmeste leder, hvis den økonomiske situation ikke er af forbigående karakter.

En ansat må ikke foretage registreringer eller ændringer af betingelser i egne eller nærtståendes forsikringsaftaler eller andre aftaler. Dette forhindrer dog ikke, at ansatte kan benytte de samme servicekanaler, som er åbne for andre kunder.

Hvis en ansat, som følge af svig (forsikringsbedrageri), får afslag på en skadesag eller køb af en forsikring, vil det kunne få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Det samme gælder anden uredelig adfærd som kunde indenfor koncernens øvrige virksomhedsområder. Ansatte, der er kunder i koncernen, skal forholde sig som andre eksterne kunder i kommunikationen med selskabet. Interne kommunikationskanaler eller utilbørligt pres må ikke benyttes.

Godkendelse af udbetaling af en ansats personlige udgifter skal foretages af en overordnet iht. fuldmagter.

De personalegoder, ansatte i Gjensidige har, må ikke udnyttes ud over det, der er formålet med ordningerne.

Deltagelse i ulovlig spillevirksomhed med økonomisk risiko er ikke forenelig med Gjensidiges virksomhed.

6.13. Menneskelig værdighed

Ansatte, som er på tjenstlige opgaver eller forretningsrejser, skal ikke opføre sig på en måde, der kan krænke andres værdighed. Dette indebærer blandt andet, at ansatte ikke må købe seksuelle ydelser.

6.14. Egeninteresser

Ansatte må ikke handle på en sådan måde, at han/hun opnår en uretmæssig berigelse eller fordel.

Ansatte, der forlader koncernen, må ikke medtage eller kopiere selskabets arkiver, kundelister, procedurer, interne systemer eller anden organiseret viden. De må heller ikke tage rettigheder eller immaterielle rettigheder, der er indkøbt eller udviklet af ansatte eller andre for koncernen. Nærmeste leder har et særligt ansvar for at følge op på dette.

6.15 Afhængighed

Med afhængighed menes ansatte, der har udfordringer og problemer med fx alkohol, narkotiske stoffer, medicinmisbrug, doping, porno, shoppingmani, computerspil og pengespil. Det er ikke tilladt at bruge eller være påvirket af alkohol eller narkotika i arbejdstiden. Nærmeste overordnede er ansvarlig for at tage problemet op med den pågældende.

7. Varsling/indberetning

Varsling/indberetning er at informere om kritisable forhold på arbejdspladsen. Der er flere måder at gøre det på, men som udgangspunkt kan ansatte altid fortælle om det til nærmeste overordnede eller bruge "varslingskanalen". Ansatte kan også tale med en HR-partner, HR-chefen, tillidsvalgte eller arbejdsmiljøudvalgets formand. Hvis den ansatte ønsker at være anonym, kan "varslingskanalen" benyttes.  

Med kritisable forhold menes forhold, som er i strid med

  • love og regler
  • skriftlige etiske retningslinjer i virksomheden
  • etiske normer som der er bred tilslutning til i samfundet

Lovbrud og strafbare forhold anses altid som kritisable forhold.

Gjensidige opfordrer ansatte til at indberette kritisable forhold, så det er muligt at rette op på forholdet, så hurtigt som muligt. Disse indberetninger er vigtige for både koncernen og samfundet i øvrigt. Ansatte, som er villige til at indberette, er vigtige ressourcer for Gjensidige.

I nogle tilfælde har den ansatte pligt til at indberette, det gælder, hvis

  • en kollega bliver diskrimineret eller mobbet 
  • der er forhold, som kan udgøre fare for liv og helbred
  • det fremgår af anden lovgivning, såsom arbejdsmiljøloven og hvidvaskningsloven
  • det fremgår af en forskrift, instruks eller reglement for arbejdsopgaver eller Gjensidige generelt

8. Ansvar og opfølgning

Alle ansatte skal gøre sig bekendt med og efterleve de etiske regler samt vurdere deres egne handlinger i forhold til disse regler. I tvivlstilfælde skal den ansatte kontakte sin nærmeste overordnede eller bruge etikpostkassen. 

Ledere på alle niveauer har et særligt ansvar for at sørge for, at deres egen og underordnedes adfærd er i overensstemmelse med bestemmelserne. Linjeledere er ansvarlige for at informere om de etiske regler og kontrollere, at de efterleves.

HR har det overordnede ansvar for administration af de etiske regler, herunder administration af gaveregistret og etikpostkassen. HR skal assistere ledelsen med at sørge for, at alle ansatte bliver gjort bekendt med, hvad reglerne betyder i det daglige arbejde. Herudover skal HR underrette relevante anden- og tredjelinjefunktioner om forhold, som er relevante for udførelsen af deres opgaver, og brud på etiske regler rapporteres i henhold til "Instruks for registrering og rapportering af operationelle hændelser".

Konsekvenserne ved overtrædelse af koncernens etiske regler kan ses i figuren nedenfor. 

Etiske-regler-overtrædelse-og-konsekvenser-dec-2020.jpg