Navigation, søg og log ind

d0debb

Etiske regler

Gjensidiges etiske regler blev vedtaget af Styret (bestyrelsen) den 19. september 2013.
Senest revideret 15. december 2016.

Med Gjensidige menes i denne sammenhæng Gjensidige Koncernen.

1. Gjensidiges værdigrundlag

Gjensidiges samfundsansvar er at beskytte liv, helbred og værdier, og at løse dette på en måde, der varetager hensynet til alle virksomhedens interessenter.

En god forretningskultur og et positivt omdømme er grundlæggende forudsætninger for Gjensidiges virksomhed. Koncernens virksomhed kræver, at kunder, myndigheder, aktionærer og samfundet som helhed har tillid til os. For at opnå denne tillid er Gjensidige afhængig af professionalisme, kompetence og høje etiske standarder i alt, hvad vi gør, både inden for koncernens forretningsaktiviteter og den enkeltes handlemåde. Alle medarbejdere skal handle med omhu, redelighed og saglighed, og de skal afstå fra handlinger, der kan svække tilliden til koncernen. Ledere har et særligt ansvar og bør fremstå som gode eksempler. Alle aktiviteter i Gjensidige skal kunne tåle dagens lys. Det forventes derfor af medarbejderne, at de til enhver tid optræder i overensstemmelse med koncernens etiske regler.

De etiske regler angiver også, hvorledes en medarbejder skal handle for at efterleve selskabets værdinormer. Er vedkommende i tvivl, skal han/hun konsultere den nærmeste leder.

2. Målgruppe

De etiske regler gælder for alle medarbejdere i koncernen, alle med tillidsposter samt hyrede konsulenter, når de optræder på koncernens vegne. Se i øvrigt punkt 6.8 i habilitetsreglerne.

De etiske regler pålægger hverken kunder eller tredjemand, som fx nærtstående, særlige juridiske forpligtelser, men medarbejderne skal gennem deres efterlevelse af de etiske regler tage hensyn til forholdet til disse parter. 

3. Forholdet til andre bestemmelser

De etiske regler opstiller krav til etisk adfærd, men kan ikke dække alle forhold for korrekt adfærd. For koncernen er der endvidere udarbejdet andre retningslinjer og bestemmelser, der supplerer de etiske regler. Det er derfor vigtigt at anvende skøn i vurderingen af, hvad der udgør en etisk korrekt handlemåde i den enkelte situation.

Derudover skal medarbejderne loyalt følger de love, forskrifter, cirkulærer, relevante brancheetiske regler og interne regler, der gælder for koncernens virksomhed. Ledere skal sørge for, at medarbejderne får mulighed for at gøre sig bekendt med de bestemmelser, der gælder for den enkelte medarbejders arbejdsopgaver, men den enkelte medarbejder er selv ansvarlig for at følge bestemmelserne.

4. Åbenhed og tillid

Virksomhedskulturen skal karakteriseres af åbenhed, som er en forudsætning for motivation, tillid og tryghed. Det er en målsætning, at alle medarbejdere skal føle sig trygge ved at tage både små og store emner op med den nærmeste leder eller andre i koncernen.

De etiske regler kan ikke afgøre, hvad der er rigtigt eller forkert i alle situationer. Derfor er det vigtigt at udvise åbenhed omkring egne handlinger og konsultere andre, hvis der er noget, man er usikker på. I tvivlstilfælde skal man drøfte problemstillingen med den nærmeste leder eller HR. Det er også muligt at benytte etikpostkassen etikk@gjensidige.no til spørgsmål om etiske problemstillinger. Henvendelser vil blive behandlet fortroligt.

5. God forretningspraksis

5.1. Menneskerettigheder

Koncernen skal respektere de grundlæggende menneskerettigheder, sådan som disse er fastsat i blandt andet FNs Menneskerettighedskonventioner og af Den Internationale Arbejdsorganisation (ILO). Koncernens finansielle investeringer skal følge anerkendte principper for etiske investeringer, der respekterer menneskerettighederne.

5.2. Miljø og indkøb

Koncernen skal arbejde for at reducere miljøbelastningen fra dens egen virksomhed og bidrage til, at medarbejderne kan reducere miljøbelastningen i samfundet.

Koncernen er en stor aftager af varer og tjenester og skal aktivt arbejde for, at producenter og leverandører udøver deres forretningsvirksomhed i overensstemmelse med internationalt anerkendte principper og retningslinjer vedrørende menneske- og arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Produkter, der leveres til Gjensidige, skal opfylde vores miljøkrav.

5.3. Sund konkurrence og salg

Koncernens optræden på markedet skal altid ske i overensstemmelse med gældende konkurrence- og markedsføringslovgivning. Der skal udvises særlig agtpågivenhed i forbindelse med arbejde, der udføres i regi af brancheforeninger samt, når konkurrenter er involveret. Dette arbejde skal altid gennemføres inden for de mandater og/eller retningslinjer, der er udarbejdet.

Koncernen må ikke lægge op til nogen form for salg eller markedsføring, der kan opfattes som stødende eller er i strid med almindelige samfundsnormer. Rådgivning skal altid ske med udgangspunkt i kundernes behov, økonomiske situation og risikovillighed. Koncernen skal give råd, der tjener kundernes interesser. Vi skal kende kunden bedst og involvere os mest.

5.4. Skat og offentlige bestemmelser

Gjensidige skal følge den gældende skattelovgivning i de lande, hvor koncernen har aktiviteter. I forbindelse med eventuelle transaktioner og dispositioner, hvor loven efter Gjensidiges opfattelse ikke giver tilstrækkelig klarhed, skal skattemyndighederne informeres herom. Gjensidige skal ikke gennem sin forretningsvirksomhed understøtte eller bidrage til, at andre kan uddrage sig skatter og afgifter.

Alle medarbejdere skal sætte sig ind i de regler, love og bestemmelser, der gælder for deres eget ansvarsområde, og sørge for, at disse følges. Medarbejderne må ikke på nogen måde anbefale eller tage initiativ til brud på eller omgåelse af gældende love og regler.

5.5. Korruption

Korruption er at misbruge sin stilling for at opnå personlige eller forretningsmæssige fordele for sig selv eller andre. Koncernen skal gennem sit anti-korruptionsprogram arbejde aktivt for at forhindre, at korruption forekommer i koncernens forretningsaktiviteter.

Ingen må selv eller på andres vegne opnå fordele via samarbejdet med koncernens forbindelser, hvis fordelen udspringer af ansættelsesforholdet. Tilsvarende må ingen give sådanne fordele til forretningsforbindelser. Fordelene kan bestå af gaver, rabatter, rejser og bonusser ved private indkøb, optagelse af lån eller tilsvarende. Undtaget fra denne regel er fordele, som koncernen har opnået for alle medarbejdere i enten hele eller dele af et land, hvor koncernen driver virksomhed.

En medarbejder må ikke lade beslutninger eller handlinger blive påvirket af utilbørligt pres eller tilbud om økonomiske fordele fra parter med egeninteresser. Medarbejderne må ikke på nogen måde anbefale eller tage initiativ til brud på eller omgåelse af gældende love og regler om fx korruption og økonomisk kriminalitet.

Medarbejderne skal gøre sig bekendt med indholdet i Gjensidige-folderen ”Ved du nok om korruption”, som findes her.

5.6. Hvidvaskning af penge

Hvidvaskning af penge betyder at konvertere økonomisk udbytte fra strafbare handlinger til tilsyneladende lovlig indtægt eller formueforøgelse. Koncernen skal undgå enhver involvering med midler, der stammer fra kriminelle forhold, og har etableret procedurer, som medarbejdere med direkte kundekontakt skal følge for at reducere mulighederne for hvidvaskning af penge.

6. Personlig adfærd

6.1. Diskrimination og mobning

Det er et fælles ansvar at bidrage til og opbygge en holdånd og et godt arbejdsmiljø. Den enkelte forventes at optræde med respekt, omtanke og almindelig høflighed over for såvel kolleger som konkurrenter, kunder og andre. Ved at være inkluderende og engagerede kan vi dygtiggøre hinanden. Diskrimination eller mobning må ikke forekomme. Den, der føler sig diskrimineret eller mobbet, skal tages seriøst.

6.2. Forholdet til ledere og kolleger

Gjensidige ønsker at skabe et positivt, udviklende og engagerende arbejdsmiljø. Tillid, respekt, samarbejde og åbenhed over for ledere og kolleger er grundlaget for at nå dette mål. Alle medarbejdere har et ansvar for at bidrage til at skabe et godt arbejdsmiljø i Gjensidige.

6.3. Tavshedspligt

Medarbejderne har tavshedspligt om kunders, medarbejderes og andre forretningsmæssige eller private forhold, som de får kendskab til i forbindelse med udførelsen af deres arbejde for koncernen. Dette gælder, medmindre man i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at udlevere oplysningerne eller ifølge disse etiske regler er forpligtet til eller bliver opfordret til at anmelde et forhold. Tavshedspligten gælder ikke alene udadtil, men også mellem de enkelte selskaber i koncernen. Tavshedspligten gælder også over for andre i samme selskab, der ikke har behov for at blive gjort bekendt med oplysningerne i deres arbejde.

Tavshedspligten gælder over for kolleger, rådgivere, familie og enhver anden, medmindre den, der har krav på, at fortroligheden bevares, udtrykkeligt har indvilliget i en informationsudveksling. CFO’en eller en person bemyndiget af CFO’en kan i konkrete tilfælde give sit samtykke til informationsudveksling om finansielle forhold.

Tavshedspligten gælder også efter, at man har fratrådt sin stilling i Gjensidige.

En medarbejder må ikke aktivt søge efter oplysninger om andre medarbejdere eller kunder via datasystemerne eller på anden måde, når det ikke er nødvendigt for hans/hendes arbejde i Gjensidige.

6.4. Forhold til forretningsforbindelser

Ingen må udføre handlinger, der kan forhindre upartisk optræden i relation til koncernens kunder, leverandører, aktionærer eller andre af koncernens forbindelser. Der skal udvises tilbageholdenhed med private aftaler og udveksling af tjenesteydelser med virksomheder og personer, som man gennem sit arbejde i koncernen har forretningsforbindelser med. Endvidere skal der udvises tilbageholdenhed med forretningsmæssige aftaler med personer, man har private relationer til.

Hvis en medarbejder har private relationer til en forretningsforbindelse, skal den nærmeste overordnede informeres herom.

6.5. Repræsentation og arrangementer

Det forventes, at medarbejdere, der i kraft af deres stilling repræsenterer eller kan blive identificeret med koncernen, opfører sig på en måde, der indgiver tillid til koncernen og dens medarbejdere.

Arrangementer i koncernens regi skal præges af nøgternhed og have et relevant og tilstrækkeligt fagligt indhold.

Hvis arrangementet medfører rejser og overnatning for eksterne parter, der inviteres, skal dette dækkes af de inviterede selv (enten direkte eller gennem en deltagerafgift).

En medarbejder må ikke deltage i rejser eller arrangementer tilbudt af Gjensidiges forbindelser, uden at dette på forhånd er afklaret med en overordnet. Rejser og ophold i forbindelse med udførelsen af arbejdet for Gjensidige skal som hovedregel dækkes af Gjensidige. Afvigelser herfra skal afklares med den nærmeste leder. Dette gælder også rejser og ophold i forbindelse med kurser/seminarer og andre faglige arrangementer, der dækkes enten direkte eller som en del af deltagerafgiften.

Sponsoraktiviteter skal være i overensstemmelse med den til enhver tid vedtagne sponsorstrategi.

Gjensidige har forbud mod politiske donationer, og alle udbetalinger, der kan opfattes som støtte til organisationer, skal ske under fuld åbenhed.

6.6. Gaver og fordele

Medarbejderne skal udvise stor forsigtighed med at modtage gaver eller andre ydelser fra kunder og leverandører eller fra andre af Gjensidiges forbindelser. En medarbejder eller dennes nærtstående (se punkt 6.8 for en definition) må ikke modtage gaver fra en giver med en værdi på over 500 DKK inden for et kalenderår. Såfremt der er fare for, at medarbejderes habilitet eller uafhængighed kan drages i tvivl, skal en gave ikke modtages. En returnering af eventuelle gaver skal ske på en måde, der virker mindst muligt stødende på giveren.

En medarbejder må ikke modtage nogen form for gave eller ydelse i tilknytning til eller forud for forhandlinger eller som modydelse for forretningsmæssige aftaler indgået for Gjensidige.

Når der gives gaver til forbindelser, gælder der tilsvarende begrænsninger. Gjensidiges motiver eller modtagerens integritet må aldrig kunne drages i tvivl.

Gjensidige ønsker åbenhed, og alle modtagne gaver og aktiviteter med relationer skal registreres i koncernens gaveregister.

6.7. Familieforhold

Søskende, forældre/børn eller ægtefæller/samlevende må som hovedregel ikke arbejde under den samme leder (linjeleder) eller i den samme afdeling.  En sådan situation skal afklares på forhånd med den overordnede for det aktuelle område. Medarbejdere, der er i familie med hinanden, må ikke forhindre, bedømme, godkende, revidere, kontrollere eller på anden måde påvirke det arbejde, et familiemedlem udfører.

6.8.   Habilitet

Ingen må deltage i eller søge at påvirke behandlingen eller afgørelsen af en sag, når der foreligger forhold, der er egnet til at svække tilliden til hans/hendes uafhængighed.

En medarbejder må ikke under nogen omstændigheder behandle, afgøre eller have indflydelse på en sag, når vedkommende selv eller en nærtstående, direkte eller indirekte, har økonomiske eller andre personlige interesser i sagen. Med nærtstående menes ægtefælle, samlever og børn under 18 år samt selskaber, foreninger, klubber mv., hvor medarbejderen eller nogen af hans/hendes nærmeste har en væsentlig indflydelse. Også andre personlige relationer kan være af en sådan art, at de vil blive ligestillet med nærtstående (fx naboer, nære venner mv.).

Hvis en overordnet er inhabil i en sag, kan sagen som hovedregel heller ikke afgøres af en direkte underordnet.

En medarbejder skal omgående underrette den nærmeste leder, hvis medarbejderen bliver opmærksom på, at en habilitetskonflikt kan opstå. Den overordnede skal vurdere, om andre medarbejdere eller omverdenen vil kunne trække medarbejderens habilitet eller etiske redelighed i tvivl. Såfremt det konstateres, at der foreligger inhabilitet, skal medarbejderen ikke deltage i den videre behandling af sagen.

En medarbejder må ikke udnytte sin stilling til at påvirke ansættelsessager, så der sker en favorisering på grundlag af andre kriterier end dem, der er direkte relevante for den aktuelle stilling.

6.9. Bibeskæftigelse og interesser i andre selskaber og organisationer

En medarbejder kan ikke uden arbejdsgiverens samtykke være beskæftiget, have en bestyrelsespost, drive eller have økonomiske særinteresser i et foretagende, der driver den samme type virksomhed som et af koncernens selskaber, eller som har en forretningsmæssig forbindelse til disse.

Arbejdsgiveren skal konsulteres på forhånd, hvis en medarbejder med en ledende stilling i koncernen ønsker at drive privat virksomhed eller tage et lønnet arbejde i fritiden. Der vil kunne gives tilladelse, forudsat at bibeskæftigelsen/arbejdet er foreneligt med en fyldestgørende arbejdsindsats i koncernen, herunder foreneligt med vedkommendes stilling i koncernen.

En bibeskæftigelse, der er så arbejdskrævende, at det kan gå ud over medarbejderens arbejde, skal godkendes af en overordnet. Den nærmeste leder skal informeres om politiske tillidsposter, der er reguleret ved lov, og det skal sikres, at tillidsposten bliver til mindst mulig gene for koncernen.

En medarbejder skal informere sin nærmeste overordnede, hvis medarbejderen eller en nærtstående har ejerinteresser i virksomheder, der har et kunde- eller leverandørforhold til Gjensidige. Hvis ejerforholdet kan skabe tvivl om medarbejderens loyalitet eller uafhængighed, kan Gjensidige kræve, at ejer- eller kundeforholdet ophører og sætte en frist for afviklingen.

Medarbejdere i ledende stillinger må ikke uden særlig tilladelse fra den nærmeste leder deltage som ansvarligt medlem eller være bestyrelsesmedlem i selskaber, der driver erhvervsvirksomhed.

Medarbejdere kan påtage sig hverv uden for Gjensidige. Såfremt en medarbejder er i tvivl, om engagementet går ud over arbejdet i Gjensidige, eller er i strid med Gjensidiges værdier, skal dette drøftes med den nærmeste leder. I sager, hvor Gjensidige omtales, forventes en korrekt og loyal holdning udadtil.

6.10. Insiderviden og værdipapirhandel

Insiderviden er præcise oplysninger, der er egnet til at påvirke kursen på Gjensidige-aktien i op- eller nedgående retning, dvs. oplysninger, som en fornuftig investor sandsynligvis ville benytte som grundlag for sin investeringsbeslutning. En medarbejder må ikke anvende eller bidrage til, at andre anvender insiderviden om koncernen eller andre selskaber som grundlag for at handle med værdipapirer. Dette gælder såvel privat som på vegne af koncernen.

Private investeringer i værdipapirer skal ske inden for en ansvarlig økonomisk ramme. Gjensidiges interesser skal altid gå forud for medarbejdernes personlige interesser, og der må heller ikke ske en sammenblanding af interesserne.

Medarbejderne må ikke på egne eller nærtståendes vegne gøre brug af informationer fra drøftelser eller notater om Gjensidiges mulige egenhandel med værdipapirer til at handle eller rådgive om køb eller salg af sådanne værdipapirer. Sådanne informationer er fortrolige og udgør en forretningshemmelighed og kan også udgøre insiderviden, der udløser et lovbestemt, strafbart handelsforbud.

Er man i tvivl, om der foreligger insiderviden, eller om reglerne for handel med værdipapirer, skal CFO’en eller IR-direktøren kontaktes, inden en eventuel handel gennemføres.

For medlemmer af bestyrelsen henvises der særskilt til bestemmelserne om inhabilitet og tavshedspligt, se den norske finansforetaksloven, §§ 9-5 og 9-6.

6.11. Anvendelse af koncernens udstyr og ejendele

En medarbejder må ikke i urimelig grad anvende selskabets data, It-udstyr, materiale eller andre ejendele til private formål eller til aktiviteter, der ikke er relevante for hans/hendes arbejde. Anvendelse til dataspil, gambling, pornografi, racisme eller andre formål, der kan opfattes som stødende, må ikke forekomme. Yderligere information findes på intranettet under Sikkerhed.

6.12. Egen økonomi og økonomiske forhold

Gjensidige forudsætter, at medarbejderne har en fornuftig privatøkonomi. Det forventes, at medarbejderne til enhver tid sørger for, at de opfylder deres økonomiske forpligtelser over for Gjensidige, herunder i kundeforhold med selskabet.

Det kan opfattes som en svækkelse af den respekt og uafhængighed, koncernen tilstræber, hvis medarbejdere er udsat for et stærkt økonomisk pres. En medarbejder, der indser, at han/hun ikke vil kunne opfylde sine økonomiske forpligtelser over for koncernen, skal orientere den nærmeste leder herom, medmindre den økonomiske situation er af forbigående karakter.

Medarbejdere, der tiltræder stillinger, der giver fuldmagt til at forpligte Gjensidige økonomisk, skal være indstillet på, at Gjensidige foretager et kreditcheck.

En medarbejder må ikke foretage registreringer eller ændringer af betingelser i egne eller nærtståendes forsikringsaftaler eller andre aftaler. Dette er dog ikke til hinder for, at medarbejdere kan benytte de samme betjeningskanaler som dem, der er åbne for andre kunder.

Hvis en medarbejder får afslag som følge af svig (forsikringsbedrageri) på en skadesag eller køb af en forsikring, vil det kunne få konsekvenser for arbejdsforholdet. Det samme gælder for en medarbejders uredelige adfærd som kunde inden for koncernens øvrige virksomhedsområder.

Anvisninger om udbetaling af en medarbejders personlige udgifter skal foretages af en overordnet iht. fuldmagter.

De personalegoder, medarbejderne i Gjensidige har, må ikke udnyttes ud over det, der er formålet med ordningen.

Deltagelse i ulovlig spillevirksomhed med økonomisk risiko er ikke forenelig med Gjensidiges virksomhed.

6.13. Menneskelig værdighed

En medarbejder skal i forbindelse med tjenstlige opgaver eller på forretningsrejser ikke opføre sig på en måde, der kan krænke andres menneskelige værdighed. Dette indebærer blandt andet, at man skal afstå fra køb af seksuelle ydelser.

6.14. Egeninteresser

En medarbejder må ikke udføre handlinger med det formål at opnå en uretmæssig berigelse eller fordel.

En medarbejder, hvis ansættelse i koncernen ophører, må ikke medtage eller kopiere selskabets arkiver, kundelister, procedurer, interne systemer eller anden organiseret viden, rettighed eller immateriel rettighed, der er indkøbt eller udviklet af medarbejdere eller andre for koncernen.

 

7. Whistleblowing

Whistleblowing er at informere om kritisable forhold til en person, der kan gøre noget ved det. Kritisable forhold er for eksempel brud på lovregler, interne regler eller retningslinjer.

Whistleblowing er vigtig for koncernen og for samfundet, idet kritisable forhold kan afhjælpes, og det kan bidrage til at udvikle koncernen. Medarbejdere, der er villige til at informere om sådanne forhold, er derfor en vigtig ressource for koncernen.

Alle, der får kendskab til forhold, de finder kritisable, eller forhold, der er i strid med de regler og retningslinjer, der gælder for koncernens virksomhed, opfordres til at informere herom. Medarbejderne er forpligtet til at informere om strafbare forhold og om forhold, hvor liv og helbred er i fare.

Der er flere måder at informere på. Som udgangspunkt kan medarbejderne altid skriftligt eller mundtligt informere en overordnet, HR-partner, HR-direktør, tillidsvalgt, sikkerhedsrepræsentant eller lederen af arbejdsmiljøudvalget. Derudover kan man informere gennem Gjensidiges eksterne fortrolige informationskanal. Hvis man ønsker at informere anonymt, skal den interne eller eksterne fortrolige informationskanal anvendes.

8. Ansvar og opfølgning

Alle medarbejdere skal gøre sig bekendt med og efterleve de etiske regler samt til enhver tid vurdere deres egne handlinger i forhold til disse regler. Opstår der tvivl, skal vedkommende enten afstå fra den pågældende handling eller drøfte spørgsmålet med den nærmeste overordnede eller via etikpostkassen på intranettet.

Ledere på alle niveauer har et særligt ansvar for at sikre, at deres egen og underordnedes adfærd er i overensstemmelse med bestemmelserne. Linjeledere er ansvarlige for at informere om de etiske regler og kontrollere, at de efterleves.

HR har det overordnede ansvar for administration af de etiske regler, herunder administration af gaveregistret og etikpostkassen. HR skal assistere ledelsen med at sørge for, at alle medarbejdere bliver gjort bekendt med, hvad reglerne betyder i det daglige arbejde.

Overtrædelse af koncernens etiske regler vil normalt have konsekvenser i henhold til nedenstående diagram med sanktioner.

Etiske regler figur 161215