Etiske regler

Gjensidiges etiske regler blev vedtaget af bestyrelsen den 12. juni 2014. Med Gjensidige menes i denne sammenhæng Gjensidige Koncernen.

1. Gjensidiges værdigrundlag og etiske regler

En god forretningskultur og et positivt omdømme er en grundlæggende forudsætning for Gjen­sidiges virksomhed. Al aktivitet skal afspejle dette.

Beslutninger og handlinger skal være styret af normer, værdier og etiske regler, der er i overensstem­melse med den almindelige retsopfattelse og den position, Gjensidige har som en betyde­lig samfundsaktør og et stort skadeforsikringsselskab på det nordiske marked.

Gjensidiges virksomhed er afhængig af tillid fra koncernens forskellige interessenter. Tillid skal oparbej­des over længere tid og skal holdes ved lige. Alle aktiviteter i Gjensidige skal kunne tåle dagens lys. Det forventes derfor af medarbejderne, at de til enhver tid optræder i overensstemmelse med koncer­nens etiske regler.

Den enkelte er selv ansvarlig for at holde sig orienteret om de retningslinjer og lovregler, der gæl­der på vedkommendes arbejdsområde. Linjeledere er ansvarlige for at informere om de etiske reg­ler og sørge for, at de følges. Aktuelle etiske problemstillinger bør derfor sættes på dagsordenen med jævne mellemrum, fx på afdelingsmøder.

De etiske regler giver også vejledning om, hvordan en medarbejder skal handle for at efterleve Gjensidiges værdinormer. Er vedkommende i tvivl, skal han/hun kontakte sin nærmeste over­ordnede.

2. Hvem er omfattet af reglerne?

De etiske regler viser, hvilke forventninger og krav Gjensidige stiller til sine medarbejderes handle­måde og optræden. Medarbejdere, Styret og øvrige tillidsvalgte, vikarer og eksterne konsulenter er omfattet af de etiske regler i deres arbejde for Gjensidige.

I nogle situationer gælder de etiske regler også for medarbejderens nærmeste, herefter kal­det ”nærtstående”. Med nærtstående menes ægtefælle, samboende og børn under 18 år samt selskaber, for­eninger, klubber og lignende, hvor medarbejderen eller nogle af hans/hendes nærmeste har væsent­lig indflydelse. Også andre personlige relationer kan være af en sådan art, at de vil blive ligestillet med nærtstående (fx naboer, nære venner mv.).

3. Optræde med respekt og omtanke

Det er et fælles ansvar at bidrage til at opbygge en holdånd og et godt arbejdsmiljø. Den enkelte forventes at optræde med respekt, omtanke og almindelig høflighed i forhold til kolleger såvel som konkurrenter, kunder og andre. Ved at være inkluderende og engagerede gør man hinanden gode. Diskriminering eller chikane må ikke forekomme.

4. Undgå interessekonflikter og korruption*

Forholdet til leder og kolleger

Gjensidige ønsker at skabe et positivt, udviklende og udfordrende arbejdsmiljø. Tillid, respekt, sam­arbejde og åbenhed i forhold til leder og kolleger er grundlaget for at nå dette mål. Alle med­arbejdere har et ansvar for at bidrage til at skabe et godt arbejdsmiljø i Gjensidige.

Forholdet til kunder og leverandører

En medarbejder skal ikke lade beslutninger eller handlinger blive påvirket af utilbørligt pres eller tilbud om økonomiske fordele fra parter, der handler ud fra egne interesser. Opstår der sådanne situationer, skal medarbejderen uden ophold rapportere forholdet til den nærmeste overordnede (parter, der handler ud fra egne interesser, kan forekommer både internt og eksternt).

Medarbejdere må ikke modtage ydelser eller goder fra andre, der kan være relaterede til deres arbejdsforhold i Gjensidige, da dette kan indebære fare for en interessekonflikt. Er man i tvivl, skal den nærmeste leder underrettes skriftligt om sådanne relationer.

Medarbejdere eller nærtstående må ikke modtage rabatter ved personlige køb af varer eller tjene­ster fra Gjensidiges forbindelser, som medarbejderen har kontakt til gennem sit arbejde, med min­dre det drejer sig om ordninger, der er gældende for alle Gjensidiges medarbejdere.

Udbetalinger/honorarer fra Gjensidige til eksterne serviceudbydere skal stå i et rimeligt forhold til de satser, der er almindelige på markedet, og skal altid behandles skattemæssigt korrekt.

Hvis en medarbejder på nogen som helst måde betragtes som inhabil i forhold til eksterne service­udbydere, skal alle aftaler forhåndsgodkendes af den nærmeste overordnede.

*Der henvises til Gjensidigefolderen "Ved du nok om korruption".

Forholdet til offentlige myndigheder

Alle medarbejdere skal sætte sig ind i de regler, love og bestemmelser, der gælder for deres eget ansvarsområde og sørge for, at disse følges. Medarbejderne må ikke på nogen måde anbefale eller tage initiativ til brud på eller omgåelse af gældende love og regler, fx på det skattemæssige om­råde.

Familieforhold

Søskende, forældre/børn eller ægtefæller/samboende må som hovedregel ikke arbejde under den samme leder (linjeleder) eller i den samme afdeling. Medarbejdere, der er i familie med hinanden, må ikke bedømme, godkende, revidere, kontrollere eller på anden måde påvirke det arbejde, disse udfører.

Repræsentation, rejser mv.

Gjensidige forventer, at medarbejdere, der i kraft af deres stilling repræsenterer eller kan blive identificeret med Gjensidige, gør dette på en måde, som indgyder tillid til både Gjensidige og medarbej­deren.

Gjensidige er imod køb af seksuelle ydelser. Medarbejdere, der er på opgave eller rejse for Gjensi­dige, skal derfor afholde sig fra at købe seksuelle ydelser, selvom dette ikke er ulovligt i henhold til den aktuelle nationale lovgivning. Køb af seksuelle ydelser kan bidrage til ulovlig menneskehandel og brud på menneskerettighederne.

Kunderettede arrangementer skal præges af nøgternhed og have et forretningsmæssigt indhold for så­vel kunderne som Gjensidige. Repræsentationsaktiviteter skal være i overensstemmelse med udarbejdede retningslinjer.

En medarbejder kan ikke deltage i rejser eller arrangementer, som tilbydes af Gjensidiges forbindelser, uden at dette på forhånd er aftalt med en overordnet. Rejser og ophold i forbindelse med udførelsen af arbej­det for Gjensidige skal som hovedregel dækkes af Gjensidige. Dette gælder også rejser og ophold i forbindelse med kurser/seminarer og andre faglige arrangementer.

Sponsoraktiviteter skal være i overensstemmelse med den til enhver tid vedtagne sponsorstrategi.

Gjensidige har forbud mod politiske donationer, og alle udbetalinger, som kan opfattes som støtte til organisationer, skal ske i fuld åbenhed.

*Jf. Koncernpolicy - håndtering af uregelmæssigheder og svig, herunder korruption.

5. Habilitet

Beslutninger og sagsbehandling

En medarbejder må ikke deltage i eller forsøge at påvirke en beslutning, når der foreligger forhold, der kan tænkes at svække tilliden til hans/hendes uafhængighed (habilitet). Medarbejdere må der­for ikke deltage i behandlingen eller afgørelsen af noget spørgsmål i sager, som medarbejderen selv eller nærtstående har økonomiske eller andre personlige interesser i.

Medarbejderen skal underrette sin nærmeste overordnede straks, hvis han/hun bliver opmærksom på, at en habilitetskonflikt kan opstå. Den overordnede skal vurdere, om andre medarbejdere eller omverdenen vil kunne drage medarbejderens habilitet eller etiske redelighed i tvivl. Såfremt det konstateres, at der foreligger inhabilitet, skal medarbejderen ikke deltage i den videre behandling af sagen.

For medlemmer af styret, repræsentantskabet og kontrolkomitéen henvises der særskilt til § 3, stk. 12 i den norske lov om finansieringsvirksomhed.

Ansættelser

En medarbejder må ikke udnytte sin stilling til at påvirke ansættelsessager, så der sker en favorise­ring på grundlag af andre kriterier end dem, der er direkte relevante for den aktuelle stil­ling.

Efter ansættelsesforholdets ophør

En medarbejder, der stopper med at arbejde i koncernen, kan ikke medtage eller kopiere selskabets arkiv, rutiner, interne systemer eller anden organiseret viden, der er indkøbt eller udviklet af og for medarbejdere i koncernen.

Ledende medarbejdere i Gjensidige, der indtager en position, hvor de kan påvirke regnskabet, må ikke deltage i udførelsen af den eksterne revisors revision af koncernen, før der er gået mindst ét år efter, at ansættelsesforholdet i koncernen er ophørt.

6. Økonomiske forhold

Det kan opfattes som en svækkelse af den respekt og uafhængighed, som Gjensidige tilstræber, hvis medarbejdere udsættes for et stærkt økonomisk pres. En medarbejder, der kan se, at han/hun ikke vil kunne klare at dække sine økonomiske forpligtelser, skal derfor straks skriftligt orientere sin nærmeste overordnede eller en særskilt udpeget personalerådgiver om situationen. Rådgiveren skal videreformidle orienteringen til medarbejderens nærmeste overordnede, med min­dre den økonomiske situation er af forbigående karakter.

Orden i privatøkonomien

Gjensidige er afhængig af at have tillid til sine medarbejdere og forudsætter derfor, at medarbej­derne har orden i deres privatøkonomi. Det forventes, at medarbejderne til enhver tid sørger for, at de opfylder deres økonomiske forpligtelser over for Gjensidige – herunder kundeforhold med selskabet.

Medarbejdere, der tiltræder stillinger, der giver fuldmagt til at forpligte Gjensidige økonomisk, skal være indstillet på, at Gjensidige foretager tjek af deres økonomi.

En medarbejder må ikke foretage registreringer og ændringer på egne eller nærtståendes forsikringsaftaler eller andre aftaler. Dette udelukker ikke, at medarbejdere kan benytte de samme betjeningskanaler, som er tilgængelige for andre kunder.

Anvisninger om udbetaling af en medarbejders egne udgifter skal foretages af en overordnet iht. fuldmagter.

De personalegoder, som medarbejderne i Gjensidige har, må ikke benyttes til andet end formålet med ordningen.

Deltagelse i ulovlig spillevirksomhed med økonomisk risiko er ikke forenelig med Gjensidiges virksom­hed.

Insiderinformation

Som ansat i Gjensidige Forsikring ASA og andre selskaber i Gjensidige Koncernen i Norge eller i andre lande, kan du få tilgang til insiderinformation om Gjensidige. Det er forbudt at handle eller opfordre til handel med finansielle instrumenter, som er udstedt eller relateret til Gjensidige Forsikring ASA, hvis du har insiderinformation om Gjensidige Forsikring ASA. Har du insiderinformation gælder tavshedspligt og informationspligt til CFO/IR direktør.  

Værdipapirhandel

Investering i værdipapirer skal ske inden for en ansvarlig økonomisk ramme. Gjensidiges interesser skal altid gå forud for medarbejdernes personlige interesser, og sådanne interesser må heller ikke sammenblandes.

Ansatte må ikke på egne eller nærtståendes vegne gøre brug af information fra drøftelser eller notater om Gjensidiges eventuelle køb eller salg af værdipapirer til at købe, sælge eller rådgive om køb eller salg af sådanne værdipapirer. Sådanne informationer er fortrolige og kan også betragtes som insideroplysninger, der udløser et lovbestemt, straffebelagt handleforbud. Er man i tvivl, skal CFO eller den CFO ansvarlige kontaktes.

Gaver

Medarbejdere skal udvise stor varsomhed ved modtagelse af gaver eller andre ydelser fra kunder eller leverandører. En medarbejder eller nærtstående må ikke modtage gaver til en værdi over 500 kr. Hvis der er fare for, at medarbejderens habilitet eller uafhængighed kan drages i tvivl, må gaven ikke modtages. Eventuel returnering af gaver skal ske på den måde, som virker mindst muligt stødende for giveren.

En medarbejder må ikke modtage nogen form for gave i forbindelse med forhandlinger eller som gengæld for indgåede forretningsmæssige aftaler med Gjensidige.

Når gaver gives til forbindelser, gælder tilsvarende begrænsninger. Der må ikke kunne drages tvivl om Gjensidiges motiver eller modtagerens integritet. 

7. Kommunikation skal være åben og ærlig

Al kommunikation i alle kanaler til alle målgrupper skal være åben, ærlig og tydelig.

I forbindelse med salg og rådgivning har den enkelte medarbejder et særligt ansvar for, at kunden tilbydes den information, som god forretnings-/rådgivningsskik tilsiger. Medarbejderen skal også tilstræbe, at kunden er bekendt med konsekvenserne af de valg, han/hun tager.

Alle udtalelser til medierne om Gjensidige, eller et selskabs forhold, skal gives af medarbejdere, der er særskilt udpeget til at udtale sig på koncernens vegne. Andre medarbejdere skal henvise medi­erne til koncernens/selskabets kommunikations-/informationsafdeling.

8. Brug af Gjensidiges udstyr og ejendele

Gjensidiges dataudstyr og ‑systemer må ikke benyttes til andre formål end dem, hvortil de er bereg­net.

Medarbejdere må som hovedregel kun benytte Gjensidiges dataudstyr eller andre ejendele til arbejdsre­laterede formål. Privat benyttelse må aldrig ske på bekostning af arbejdets udførelse. Ingen må i urimelig grad benytte telefon, kopimaskine, telefax, mail og Internet til private formål. An­vendelse, der har med dataspil, gambling, pornografi, racisme eller andre formål, som kan opfattes som stødende, må ikke forekomme. Der henvises til Sikkerhedshåndbogen.

9. Information, tavshedspligt og indberetningspligt

Indhentning af oplysninger

En medarbejder må ikke aktivt søge oplysninger om andre medarbejdere eller kunder via datasystemerne eller på anden måde, når det ikke er nødvendigt for hans/hendes arbejde i Gjensi­dige.

Tavshedspligt

En medarbejder har tavshedspligt om alt, som han/hun i stillingens medfør får kendskab til af fortro­lige oplysninger om Gjensidige eller Gjensidiges forbindelser. Tavshedspligten gælder over for kolleger, rådgivere, familie og enhver anden, med mindre CFO eller den CFO ansvarlige konkret har givet samtykke til informationsudveksling.

Tavshedspligten gælder ikke, når en medarbejder har pligt til at videregive oplysninger i henhold til lov­givningen. I tvivlstilfælde skal den, der anmoder om oplysninger fra Gjensidige, selv dokumen­tere, at informationen kan videregives, uden at tavshedspligten brydes.

Informations- og indberetningspligt

Tavshedspligten er ikke til hinder for, at en medarbejder informerer sin overordnede om forhold i Gjensidige, der antages at være i strid med gældende lovgivning, regler eller bestemmelser fastsat af myndighederne eller ved væsentlige brud på interne bestemmelser. Ved mistanke om, at der foreligger et forhold, som må betegnes som en uregelmæssighed eller uredelighed, er medarbejde­ren også forpligtet til at indberette forholdet direkte til Compliance.

En medarbejder skal kunne rapportere om sådanne forhold, uden at det får konsekvenser for ansættel­sesforholdet. Såfremt han/hun ikke ønsker at informere den nærmeste overordnede om forholdet, kan medarbejderen henvende sig til en anden overordnet, sikkerhedsrepræsentan­ten/med­arbejderrepræsentanten, Human Resources (HR) eller Compliance. En anden mulighed er at sende mail til ”Etikpostkassen”, etikk@gjensidige.no . Henvendelser vil blive behandlet fortro­ligt, såfremt vedkommende ønsker det.

Medarbejdere, der på en forsvarlig måde advarer om kritisable forhold i overensstemmelse med dette punkt, bliver ikke udsat for repressalier eller lignende.

I henhold til § 2-4 i den norske arbejdsmiljølov har ansatte ret til at indberette kritisable for­hold på arbejdspladsen. Whistlebloweren er lovbeskyttet mod sanktioner ifølge § 2-5 i den norske arbejdsmiljølov. Der henvises til Gjensidiges whistleblowing-procedure, se bilag 1 til disse etiske regler.

10. Involvering i anden virksomhed

Erhvervsvirksomhed

En medarbejder må ikke drive, omtales i forbindelse med, deltage i økonomisk virksomhed, eller modtage godtgørelser fra andre end Gjensidige, uden at den nærmeste overordnede er orienteret herom.

Efter en vurdering af det enkelte tilfælde kan Gjensidige nedlægge forbud mod, at en medarbejder driver privat erhvervsvirksomhed, hvis en sådan virksomhed griber ind i arbejdstiden i væsentlig grad, lægger beslag på medarbejderens arbejdskapacitet eller ikke er forenelig med dennes stilling i Gjen­sidige eller Gjensidiges virksomhed i øvrigt.

En medarbejder skal underrette den nærmeste overordnede, hvis medarbejderen eller en nærtstå­ende har væsentlige ejerinteresser i virksomheder, der har kunde- eller leverandørforhold med Gjensidige. Hvis ejerforholdet kan skabe tvivl om medarbejderens loyalitet eller uafhængighed, kan Gjen­sidige sætte en frist for en afvikling af ejer- eller kundeforholdet.

En medarbejder må ikke drive virksomhed, der konkurrerer med Gjensidige.

Medarbejdere i ledende stillinger må ikke, uden særlig tilladelse fra den nærmeste overordnede, deltage som ansvarligt medlem eller være bestyrelsesmedlem i selskaber, der driver erhvervsvirksom­hed eller kreditvirksomhed.

Samfundsengagement

Medarbejdere kan påtage sig hverv uden for Gjensidige. Såfremt en medarbejder er i tvivl, om engagementet går ud over arbejdet i Gjensidige eller er i strid med Gjensidiges værdier, skal dette drøftes med den nærmeste overordnede. I sager, hvor Gjensidige omtales, forventes en korrekt og loyal holdning udadtil.

11. Markedsføring

En medarbejder må ikke foretage nogen former for salg eller markedsføring, som kan opfattes som stø­dende eller er i strid med almindelige samfundsnormer.

I al reklame, information, prisfastsættelse og betingelser skal medarbejderne vise et etisk samfundsan­svar gennem bevidsthed om miljøet.

12. Forholdet til andre etiske regelsæt

Som et supplement til disse regler er der fastsat særlige regler for specielle dele af virksomheden, herunder datasikkerhed, insiderinformation, brug af internet, bankvirksomhed, kapitalforvaltning og salg af finansielle instrumenter. Derudover findes der faglige etiske regler for en del professioner, som de aktuelle medarbejdere også skal forholde sig til.

13. Konsekvenser ved overtrædelse

Gjensidige forudsætter, at alle medarbejdere gør sig bekendt med, og retter sig efter, de etiske reg­ler. Gjensidige vil ikke tolerere overtrædelser. En overtrædelse kan – i overensstemmelse med relevante lovbestemmelser – føre til interne disciplinære foranstaltninger, opsigelse, bortvisning og/eller retslige skridt.

Ved mistanke om strafbare forhold eller alvorlige brud på nærværende etiske regler skal Compliance underrettes i henhold til ”Instruks for behandling af uredelighed eller uregelmæssighe­der i Gjensidige”.

Skulle der opstå en uheldig praksis eller uregelmæssighed, er Gjensidige forpligtet til at foretage de nødvendige korrektioner og iværksætte forebyggende foranstaltninger for at undgå gentagelser.