Ferien nærmer sig, og for mange betyder det hygge – og ikke mindst tid væk fra arbejdet. Men for mange ledere og andre i administrative stillinger er hovedet stadig fuldt af arbejde. For hvad nu, hvis lønnen ikke bliver udbetalt til tiden? Blev de sidste fakturaer egentlig sendt? Og er sikkerhedsforanstaltningerne mod svindel og cyberangreb gode nok?
Det er et stigende problem, at både virksomheder og privatpersoner udsættes for digitale angreb. Ifølge SMV Danmark, er små og mellemstore virksomheder ekstremt udsatte når det kommer til cyberkriminalitet.
– Mange virksomheder i denne kategori har ikke sikret sig så godt, som de burde, og derfor er de sårbare over for mange forskellige typer angreb, forklarer Susan Andreasen, Product Manager for cyberforsikring fra Gjensidige.
På lang sigt er det afgørende at opbygge en god sikkerhedskultur. Før ferier er det vigtigt at have foranstaltninger på plads, da mange tager virksomhedens PC og mobil med på rejse til udlandet.
– Det er langt fra alle medarbejdere, der er lige påpasselige. Det er klogt at gennemgå nogle rutiner i virksomheden før ferien og understrege, hvor vigtigt det er, råder Andreasen.
Godt overblik over økonomien er naturligvis vigtigt hele året. Men alt skal også fungere gnidningsfrit, når nøglepersoner er væk fra arbejdet, påpeger afdelingsleder Aina Tofteland fra regnskabsfirmaet Accountor Sørlandet.
– I små virksomheder er det vigtigt at lave en plan for kommende udgifter og indtægter, delegere ansvar og sikre fuldmagter, så regninger og løn bliver betalt til tiden. Når du ved, at alt er i orden, er det lettere at logge af og holde ferie, siger Tofteland.
Med lidt planlægning og fokus på sikkerhed og økonomi før ferien, kan du trygt lægge arbejdet fra dig
Med disse eksperttips får du kontrol og kan bruge ferien til det, den bør bruges til – nemlig at slappe af:
1. Lav et godt økonomisk overblik Fakturér alt arbejde, der er udført eller afsluttet før ferien. Få overblik over alle indgående fakturaer og udgifter i den periode, du er væk. Lav et likviditetsbudget for perioden. Sørg for, at der er likviditet til at dække alle udgifter – også løn. Hvis du er væk i længere tid, så sørg for, at andre har fuldmagt til at fakturere og godkende betalinger. Indfør rutiner for at forebygge fakturasvindel.
2. Sørg for at lønnen bliver udbetalt Hvis du normalt håndterer lønudbetaling, skal du finde en anden løsning, mens du er væk. Overlad opgaven til en kollega eller brug et regnskabsfirma. Løn skal udbetales til tiden – uanset hvad.
3. Begræns adgang til systemer Gennemgå hvem der har adgang til hvilke systemer. Kender de rette personer HR- og regnskabssystemerne? Er der nogen, der har adgang, som ikke behøver? Færre brugere betyder mindre sårbarhed.
4. Brug stærke adgangskoder Svage adgangskoder og dårlige rutiner er en af de mest almindelige årsager til hackerangreb. Gennemgå praksis med medarbejderne før ferien, så alle er bevidste om deres ansvar.
5. Brug mobilnetværk – ikke Wi-Fi Mobilnetværk er krypteret og derfor mere sikkert end åbne Wi-Fi-netværk, som ofte har svag eller ingen kryptering. Undgå åbne netværk, især på steder som lufthavne.
6. Vær kritisk over for links Mange bruger virksomhedens udstyr privat. Mind dem om, at god IT-sikkerhed også gælder i ferien. Risikoen for at blive snydt er stor – vær forsigtig med links i e-mails, SMS’er og på falske hjemmesider.
7. Tag backup af kritiske data Lav en oversigt over virksomhedens mest kritiske data og sørg for backup. Tal med din IT-leverandør om, hvem du kan kontakte, hvis noget går galt.
8. Overvej at lade PC og mobil blive hjemme Skal du eller en medarbejder til lande uden for Vesten? Overvej, om det er klogt at lade arbejdsudstyret blive hjemme. Nogle lande har lov til at tilgå udstyr inden for deres grænser – uden at ejeren opdager det.
9. Tjek virksomhedens rejseforsikring Tilbyder virksomheden rejseforsikring til ansatte og deres familier? Hvis den dækker både arbejds- og privatrejser, behøver de ikke købe en selv. Husk at informere medarbejderne og sikre, at de har forsikringsbevis og kontaktinfo. Nogle forsikringer dækker ikke visse lande – det skal de selv tjekke.
10. Få styr på beredskabsplanen Alle virksomheder bør have en beredskabsplan i tilfælde af cyberangreb - og gerne en cyberforsikring. Og den bør være på plads før et angreb finder sted. Download Gjensidiges skabelon og påbegynd arbejdet allerede i dag.
